无纸化办公是什么「无纸化办公的优点和必要性」

无纸化办公是什么

无纸化办公，顾名思义是指在办公过程中，不用纸张，而通过电子签名、批注等方式，传阅文件、安排公务的一种全新的办公方式；此办公方式，不仅提高了工作效率，降低了行政成本，而且还有利于环保，一举多得。

在硬件、软件与通信网络的合力作用下，人们通过“无纸化”“去纸化”就能实现信息传达、完成办公流程。这一方式，在各行各业包括政务系统内已经施行多年，而且带来的高效便捷、流程顺畅、节约环保等优点不言而喻。

无纸质化的协同办公主要优势体现在：

1、节约时间，提高办公效率

节约员工之间的沟通和走程序的时间，是协同办公系统的最主要特点，这也是多数企业实行无纸化办公的出发点之一。 企业通过协同办公系统受理办公流程和审批文件，不仅节省大量文件印发、转送、通知等方面的时间和人力成本，大大地提高了工作效率。

2、节约资源，绿色环保

绿色环保是协同办公的另一特点。很多传统企业的一些文件审批，一般一复印就要很多份，这样只会增加办公成本。自无纸质化办公方式进入市场之后，可以节约纸质上的交流传递，减少了印刷、笔墨、订书钉等办公用品费用的支出，节约资源。

3、实时传递，信息共享无障碍

传统办公模式中的办公资料只能通过纸质来传递公告，且需要一级一级传递。协同办公系统的推出保证了信息共享的实时性和迅速性。企业可通过协同办公平台共享资料信息，员工可以第一时间看到最新的通知、资料等。后期文件的存档入档、查找等也更加方便、快捷。

4、易学易用

可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息转换为电子文档借助软件打开，通过对文件传阅、审批流程的定义，领导便可使用搭载原笔迹手写技术的电磁屏通过手写，对电子文件进行亲笔圈阅、批注和签名。

5、网络安全

领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便，更加容易。