项目基线是什么意思「如何创建项目基线计划」

什么是项目基线

项目基线被认为是业务和项目管理的重要组成部分，因为它允许项目经理跟踪进度、适应变化并在预算内按时完成项目。它的缺席可能会影响项目的进展。

项目管理中的基线是任何项目计划的起点。您与利益相关者一起制定的初始计划定义了项目期望和可交付成果，包括进度、范围和成本。它允许您随时间评估项目的性能。

例如，假设您的项目目标是在 6 周内完成。如果您的项目基线有一个 4 周的完成目标，您的团队可以进行调整以加快您的进度。项目管理协会 2020 年的一项研究表明，公司在预算内完成了 67% 的项目，按时完成了 63% 的项目。项目基线是此处的众多差异之一，但它始终是朝着正确方向迈出的良好一步。它在整个项目的生命周期中设置了一个重要的比较点。

您如何创建项目基线计划?

创建项目基线的最佳方法是从项目范围、目标和参与者的声明开始。有了它，您将能够确定里程碑、预算和时间表。

让我们来看看要遵循的步骤：

第 1 步：建立范围基线

定义项目范围是创建基线的首要任务。您可以先问以下问题：

• 项目目标是什么?
• 项目要解决什么问题?
• 预期的可交付成果是什么?
• 您项目中的里程碑的关键步骤是什么?
• 交付方式应该是什么样的?

找到这些问题的答案将使您能够创建适当的范围说明书，其中包括您的目标和可交付成果。

第 2 步：将里程碑分解为任务

一旦确定了范围基线，您就可以将范围说明书转变为组织分解结构，以帮助确定产生可交付成果所需的所有任务，并将较大的可交付成果划分为较小的可交付成果。

将您的里程碑划分为可消耗的任务，以确保您团队中的每个人都了解他们正在开发什么以及如何完成它们。以下是如何去做：

列出项目要成功必须完成的所有任务。

列出完成工作所需的所有资源。

将大的可交付成果分成小的，这样团队中的每个人都可以看到如何到达那里。

所有的工作都应该被划分为任务，而那些任务又被划分为子任务。

第 3 步：计划项目的总成本

了解所需的工作、资源和时间表后，下一步就是计算其成本。

在范围基准中指定所有任务和活动后，考虑到它们相互关联并相互影响，您可以开始一起创建进度基准和成本基准。

为此，您必须确定每项任务所需的资源并估算完成每项任务所需的时间。确保涉及关键要素，例如小时费率、可用资源和资产。此外，请记住为紧急资源添加安全系数，以防突然的挑战和延误。您可以使用您制作的任务列表和您所做的估算快速构建项目的进度基准。

第 4 步：检查和更新基线

需要定期评估和更新项目基线是创建基线时要记住的最重要的事情之一。这是因为在项目执行过程中不可避免地会发生进度、成本和其他因素的变化，并且不可避免地会影响项目的执行情况。

因此，在完成创建项目基线后，请小心使用最新信息重新访问、检查和修改项目基线。

第 5 步：争取利益相关者的支持

如果您想避免进行不必要的更改，您必须获得利益相关者批准的详细项目基线和计划。您应该组织一次会议来讨论您的计划，解决您的利益相关者可能提出的任何问题，并实时进行更改。此外，包括以下内容：

提醒有关人员注意这些变化。

弄清楚应该反映哪些变化。

分析这些变化是否符合现有预算。如果没有，请将其传达给利益相关者，以避免资源耗尽和超过最后期限。

最终目标应该是确定计划中的路线图以及任何缺陷，并在项目开始之前解决它们。然后在利益相关者批准最终项目基线时开始项目工作。

结论

如果您负责一个大型项目，那么您的计划只有在您有基线时才算完整。您的项目基准将帮助您规划未来的项目，为您提供所需资源和时间框架的准确估计，从而避免犯同样的错误。总的来说，项目基线对于保持项目正常进行、团队积极性和客户满意至关重要。