工作流管理系统是什么「附:4款实用工作流管理软件」

什么是工作流管理系统?

工作流管理系统是一种软件系统,它帮助工作流管理人员自动化、安排和跟踪他们重复性的业务流程,以确保相同的或更好的成果。管理人员可以创建在特定限制和操作环境下的模型工作流,一个基于其选择的评估标准的系统,在这些限制下运行。这些系统可以分析和判定流程,以便未来对工作流进行优化和精简。它们还将各个系统组合到现有的框架中,并按类型组织它们。

工作流管理系统是什么(附:4款实用工作流管理软件)

工作流管理系统有许多基本功能,其中一些常见的功能包括:

1. 路由系统:以高效的方式将信息传输到所需的目的地。

2. 分发系统:识别新信息并将其发送给可资利用的团队成员或后续自动化的步骤。它将新任务分配给可资利用的岗位,以保持工作流之间的平衡。

3. 协调系统:管理并行的活动,以防止错误和重复的发生。

4. 辅助系统:调整其他系统的进程,并向管理员发送关于未来行动的建议。

一个有效的工作流管理系统的要素

工作流管理系统是什么(附:4款实用工作流管理软件)

工作流管理系统的要素

1. 流程构建器

流程构建器允许工作流管理人员创建自动的过程工作流。你可以在系统中定制这些工作流,方法是用自动化的任务替换流程中的手动步骤。传统上,业务流程依据在预定的任务序列中已建立的规则运行。流程构建器分析这些规则和步骤,以评估任务的重复、自动化和来源,并加以改进。

2. 工作流引擎

工作流引擎基于预先确定的业务规则和规定自动做出决策。它们使用数据库服务器管理和监视工作流活动。工作流引擎可能做出的决策示例,如发送电子邮件通知或基于某些标准自动批准贷款申请。

3. 报告工具

报告工具访问业务流程存储的数据和指标。它们允许管理员跟踪工作流的进程,查看请求状态并识别潜在的瓶颈问题。管理员可以通过将这些工具和报告显示在系统的仪表板上,为员工提供访问它们的权限。

4. 与其他应用整合

有效的工作流管理系统通常可以与第三方应用程序交互,如文字处理器、电子邮件服务器和文件共享应用程序。这可以确保想要共享外部文件或导入文档的用户的效率。这对于使用不同技术并需要灵活性的远程团队也是有益的。

5. 表单设计器

这些系统通常包含相应的表单设计器,允许用户创建、定制和控制表单,例如用于收集员工信息、创建发票、开展竞赛和发送调查的表单。员工可以控制谁查看、编辑和发送这些表单。工作流管理系统通常将这些表单保存在一个中心位置,以便于访问。

6. 自助服务界面

工作流管理系统通常具有用户友好的界面,这意味着员工可以轻松地操作系统,很少或没有困惑。有了这个功能,员工可以轻松地记录、跟踪、请求和管理信息。系统根据团队成员的需求或工作流的限定,将这些信息发送给管理员、人力资源、IT或运营团队。该界面还允许用户访问第三方应用程序并监视特定员工的信息。

选择正确的工作流管理系统的提示

1. 创建一个关于每个系统的清单或问题列表

在你决定使用一个管理系统之前,考虑一下这些问题可能是有帮助的:

这个系统是否容易定制?

这个系统有什么特点?

这个系统能识别紧急任务吗?

这个系统是否发送连续的提醒?

这个系统是否支持第三方应用的集成?

2. 考虑易于搭建的工作流管理系统

选择搭建过程简单的管理系统可能是有益的,这可以加快业务的实现过程。你可以通过搜索一个基于云的系统来实现这一点,这意味着你可以立即使用软件,而不必下载或安装到计算机上。较大的企业可能会从现场解决方案中受益,但中小型企业可能会考虑使用基于云的工作流管理系统。

3. 为员工提供可访问的界面

一些公司为擅长编码或编程的专业人员设计工作流管理系统。这类系统通常需要能够编辑和编码业务流程的IT专业人员。如果一个公司没有雇佣很多IT专业人员,那么找一个无代码工作流设计人员可能是有益的。这些系统具有可访问的界面,任何员工都可以使用——无论他们的经验水平如何。

4款好用的工作流管理系统平台

1、Dism++

这是一款国人研发,免费又好用的电脑优化工具,备受全球电脑爱好者追捧,它解决了系统安装与维护两大痛点问题——自定义设置与优化,相当于给电脑请了免费“保姆”。

工作流管理系统是什么(附:4款实用工作流管理软件)

从系统安装到调校,再到优化清理垃圾,集合了常用的系统自定义设置开关,比如关闭微软小娜、禁用家庭组、启用 win 照片查看器等。

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工具箱中是一些系统辅助工具,如系统备份还原、账户管理、引导修复、映像互转等。

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值得吹爆的是,它的操作界面整洁,大小不到10M,完全免费开源。

2、quicklook

quicklook是windows最强的文件预览器,只要选择对应文件,点击空格,就能即刻预览文件,好评如潮,最重要是完全免费,无任何弹屏广告。

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不管是图片、视频、PDF 、PSD等,即使再刁钻的格式,它都能瞬间打开,大小不到5M,一个软件相当于安装百个功能。

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3、云表平台

这是一款工作流管理神器,使用它不懂编程的小白,只需要会画表格,懂点业务过程,就能自行搭建系统,如进销存、财务管理、人事管理等,不需要编写一行代码。

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云表平台支持免费无广告,纯中文操作界面,拖拉拽,即可满足各式场景需求,如公告推送、考勤日历、递归、手写签名、组织架构设定等。

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事实上云表平台是一款无代码搭建工具,内置MySQL数据库,支持多种数据库更换,开放式OpenAPI,可对企业原有系统,进行补充,无论是云端、本地,局域网都能轻松使用。

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作为国产良心软件,惠及企业超20万家,覆盖建筑、外贸、电商、制造、仓储等行业。

4、Hibit Uninstaller

这是一款强大到离谱的流氓软件卸载神器,大小不到3M,完全免费无广告,打开软件后,显示已安装的所有软件。

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右键可进行卸载操作,卸载速度极快,不留下任何痕迹,支持拖拽卸载,某安全卫士无法卸载的,对于Hibit Uninstaller来说小菜一碟,让流氓软件无所遁形连根拔起。

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小结

趁手的才是最好的。

工作流管理系统是什么(附:4款实用工作流管理软件)

上述4款软件,每一款都是笔者使用过多年的,定能让你满意。

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